Saiba como preparar um eficiente boletim para a igreja - Imagine uma casa onde não há diálogo. Nada funciona. As contas não são pagas, a ordem não é mantida. Cada um cuida dos seus interesses e utiliza os espaços comuns como bem quer. Quem chega é mal recebido e pensará que entrou em um campo de batalha. Nessa casa, não há harmonia. A ausência de diálogo logo cria desavenças, colocando pais e filhos em permanente pé-de-guerra. Sabe o que falta aqui? Falta um bom plano de comunicação que estabeleça um elo de ligação entre os membros da família, que faça circular as informações, cuide do visual da casa, dê boas vindas aos visitantes, organize as festas e lembre das comemorações importantes para a família.

         Para desempenhar eficazmente seu papel no cumprimento da Missão Global da Igreja, cada congregação ou igreja precisa estar sintonizada com o mundo a sua volta e integrada com todas as instâncias da igreja. Os membros precisam estar sempre informados quanto às atividades e planos da igreja local e da Convenção. Uma boa parte desta tarefa faz parte do espectro de atividade do Departamento de Comunicação da igreja local.

         A comunicação é o ingrediente principal da cooperação. Podemos constatar isto lembrando quantas vezes já nos deparamos com alguma dessas afirmações e velhos argumentos que as pessoas usam para se desculparem por não participar ou não apoiar os programas e eventos da igreja: “eu não sabia... não fui informado... ouvi falar, mas não sabia quando era... que pena, se tivessem me avisado a tempo eu teria participado...”. Essas são frases que, com toda certeza, já estamos cansados de ouvir. E para eliminar de vez esta deficiência, é preciso fazer circular as informações com maior clareza e agilidade, quer dizer, é preciso melhorar a comunicação interna da igreja.

         Para isso, o Diretor de Comunicação pode lançar mão de algumas ferramentas. Cartazes e anúncios, boletins periódicos, quadros de avisos, o jornal da Igreja, informações enviadas pelo correio, mensagens sonoras, vídeos, páginas eletrônicas na Internet e tudo o mais que a criatividade e os recursos da igreja local permitirem, como meios de fazer chegar as notícias a todos os membros da igreja.

         Planejando a comunicação interna. - Antes de colocar em ação a comunicação interna, antes de sair “atirando” para todos os lados, é fundamental estabelecer um plano de comunicação interna. Se possível, um plano que envolva o maior número possível de pessoas talentosas da igreja.

         Por isso, o primeiro passo do Diretor de Comunicação é formar sua equipe ou instituir a Comissão de Comunicação, conforme abordado no capítulo anterior. Essas pessoas deverão estar dispostas a trabalhar, e muito. É bom lembrar mais uma vez, que o Departamento de Comunicação não é uma atividade fim. Ele não se encerra em si mesmo. É, na verdade, o setor interno da igreja responsável por melhorar a circulação das informações e ajudar a tornar visíveis as atividades dos demais departamentos da igreja.

         O plano de comunicação interna deve responder basicamente a uma pergunta: o que está acontecendo, ou vai acontecer na igreja, a nível local, regional, nacional e mundial, que os membros da igreja precisam saber? Isto nos leva a uma conclusão: como a igreja é uma organização dinâmica, com uma agenda rica e variada, com novos eventos surgindo a cada dia, os planos específicos para a comunicação na igreja local devem ser flexíveis o suficiente para atender a essas demandas.

         Algumas das providências e os instrumentos mais eficientes para manter os membros da igreja devidamente informados são: o boletim semanal, o quadro de avisos, os cartazes, o jornal da igreja, o horário dedicado aos anúncios, a mala-direta e a Internet. E nós vamos, a seguir, conversar um pouco sobre cada um deles.

         É o melhor e mais eficiente meio para a comunicação interna na igreja. É difícil enxergar defeitos nele. Em primeiro lugar ele é direto e pessoal. Cada pessoa recebe o seu, lê e em seguida pode guardá-lo para voltar a consultá-lo no momento mais conveniente.

         Por outro lado, a adoção do boletim traz o benefício de formalizar a informação. Tudo o que é impresso tem um peso maior, tem maior importância, e por isso as pessoas dedicam mais atenção. Mas a melhor maneira para demonstrar a contribuição do boletim semanal é considerar o que acontece na igreja quando não há boletim. Na maioria das vezes o Diretor de Comunicação ou um Ancião, vai à frente para fazer os anúncios, em geral, no intervalo entre o culto e a Escola Sabatina. E o que acontece? Algumas pessoas saem para fazer uma espécie de “recreio” ou intervalo de deixam de ouvir as informações. Outras não saem, mas aproveitando o intervalo para conversar e se distraem, ficando da mesma forma, sem ouvir os anúncios. E para os demais, enquanto permanece o blá, blá, blá, lá na frente, fica difícil prestar atenção em qualquer coisa. Resultado: a igreja se mantém irrequieta, a reverência vai embora e o espirito de adoração é quebrado. Assim, a maioria das pessoas fica sem receber informações importantes. Também o tempo é sacrificado, quando não existe boletim. Em algumas igrejas, os anúncios parecem invadir a eternidade, e quando eles terminam, o horário já está avançado e oculto divino fica prejudicado. Uma outra prática desastrosa em matéria de anúncios, e que algumas igrejas ainda utilizam, são os anúncios feitos pelos diretores dos departamentos. Existem casos onde o blá, blá, blá dos anúncios chega a consumir escandalosos 20 minutos e depois disso sobram apenas 15 minutos para a mensagem do pregador no culto divino.

         Durante a preparação deste guia, um membro da equipe envolvido com as pesquisas foi assistir à programação do Sábado pela manhã em uma determinada igreja que adota integralmente o boletim. Tão logo encerrou a Escola Sabatina, o Diretor de Música foi à frente e dirigiu um inspirador serviço de cânticos, ensinado novos hino do novo Hinário Adventista. Durante esses momentos ninguém saiu da igreja e quando ele encerrou havia um clima de reverência e adoração. Imediatamente, iniciou o culto divino. Mas isto ainda não era tudo. Após os diáconos coletarem as oferta, automaticamente, e sem ninguém falar nada, o pianista introduziu o hino inicial, a congregação se levantou e cantou o hino sem que ninguém o tivesse anunciado. A indicação do hino estava no boletim. Resultado: a igreja aprendeu um novo hino, manteve-se em silêncio e reverência, o pregador teve tempo suficiente para transmitir a mensagem, e as pessoas foram devidamente informados.

         Os processos modernos e extremamente acessíveis para edição de textos por comutador, somados aos processos de impressão à laser ou jato de tinta, aliados também aos sistemas de cópias xerográficas de alta qualidade a baixos custos, são os argumentos que faltavam para tornar o boletim semanal a proposta imbatível para a comunicação interna da igreja. Fazer boletins hoje, é rápido e barato. Em grande parte das igrejas existem pessoas que dispões destes recursos: um computador e uma impressora. Mas mesmo onde não há, existem bureaus (lojas e escritórios) que prestam esses serviços por valores muito pequenos.

         Muito embora o boletim semanal tenha todos esses atrativos, é bom de alguns outros aspectos importantes. Em primeiro lugar, vale dizer, que a adoção do boletim precisa obter o apoio e adesão das demais lideranças da igreja local, inclusive do Pastor. Por que? Porque enquanto o boletim não se tornar o instrumento oficial de comunicação da igreja ele não terá credibilidade e portanto as pessoas não o lerão. Vamos a um exemplo prático: você acaba de adotar o boletim para sua igreja. A primeira dificuldade que surge é conseguir as informações dos demais departamentos a tempo de incluí-las no boletim. Por mais que você  se esforce, alguns sempre ficam de fora. Chega o Sábado pela manhã, você está empolgado com o novo boletim - apesar  daquela insatisfação por ele não estar completo - entrega-o aos diáconos para que façam a distribuição. Mal termina esta tarefa e já abordado por aquele diretor de departamento que não possui as informações a tempo: ele quer dar o seu recado no horário dos anúncios. E agora, o que fazer?

         Este é realmente um tema importante a ser considerado. A adoção do boletim exige que as pessoas sejam mais organizadas na igreja. O editor deste guia, exerceu durante um bom tempo o cargo de diretor de comunicação e adotou o boletim. E uma das lembranças mais  marcantes desse período é de uma diretora de Escola Sabatina, cuja organização era tão precisa, que chegou ao ponto em que ela passava no final de trimestre todas as informações sobre a programação, hinos, músicas especiais, informativo missionário, minutos especiais, dia das visitas e tudo o mais, para o trimestre inteiro seguinte. Por outro lado, havia departamento que nunca passavam as informações e estavam sempre tentando “atravessar” suas mensagens. Qual a receita? A resposta é: insistir na oficialização do boletim. E depois disso, nada mais de anúncios verbais, com rigorosa exceção a um ou outro tema que realmente não poderia ter sido previsto. Na experiência como diretor de comunicação, um membro da equipe de redação deste Guia, para acabar com este problema, deixava em cada boletim um espaço em branco com a seguinte legenda: “Espaço reservado para aquele anúncio que você podia Ter feito, mas não fez”.

O Conteúdo do Boletim

         Que informações devem constar no boletim da igreja? Com algumas variações entre uma e outra igreja, devem ser:

1. Agenda para o Módulo Semanal: Domingo - Classe de Professores: Horário, hinos, orações, lição. Escola Dominical:  Horário, hinos, orações, minutos especiais, informativo mundial das missões, tema da lição e mensagem central, musicas especiais, minutos especiais, mensagem aos visitante, homenagem aos aniversariantes, etc.  Culto: Hinos, reflexão para o ofertório, músicas especiais, orações, nome do pregador e título do sermão. Culto Evangelístico do Domingo: horário, orações, título do sermão, pregador, música especial, participações especiais.  Culto de Campanha 7 passos para a Vitória: horário, hinos, orações, título do sermão, pregador, música especial, participações especiais

2. Notícias dos Departamentos: Espaço aberto para os demais departamentos apresentarem seus planos, convocarem reuniões, convidarem para eventos, transmitirem mensagens especiais etc. Cada departamento deveria Ter um espaço seu. Isto é possível, considerando que a última capa do boletim também poder ser utilizada, criando entre 16 e 20 bons espaços para os anúncios.

3. Notícias da igreja: O que está acontecendo nas demais instâncias da igreja que os membros deveriam saber? Deve-se destacar principalmente os eventos e projetos do campo local e da União correspondente, que são as instâncias administrativas diretamente ligadas à igreja local. Este também é um espaço interessante para promover a Revista da Escola Dominical (RED) e o nosso Jornal Luz nas Trevas e incentivar a sua leitura. Isto pode ser feito através do comentários de notícias e matérias publicadas na nestes veículos.

4. A Palavra do Pastor: A Igreja está crescendo aceleradamente e a disponibilidade de pastores é cada vez menor. Muitos pastores atuam em várias frentes. A utilização desse espaço pode ser de grande utilidade para trazer a cada semana uma palavra de alento e orientação da parte do Pastor para a igreja.

         5. Variedades -  De acordo com o tamanho da igreja, a disponibilidade de recursos, a intensidade de atuação dos demais departamentos e a criatividade da equipe de comunicação, o boletim semana poderá ser ampliado e enriquecido com seções, temas e matérias especiais. Uma boa sugestão, é dedicar um espaço para um editorial semanal. Ele pode apresentar uma aplicação prática para o tema da lição da escola sabatina, uma abordagem espiritual sobre um tema em evidência no noticiário, um chamado para uma campanha especial ou até mesmo a reprodução de um texto inspirado. Esse espaço também pode ser compartilhado com os demais departamentos para abordar temas relativos a saúde, temperança cristã, mordomia cristã, educação de filhos, relacionamento matrimonial, etc.

         Cuidados ao implantar o boletim. -  Afirmar que as pessoas não lêem o boletim é o argumento mais freqüentemente utilizado por aqueles que pretendem enfraquecer este instrumento. É bom estar atento a isto. Uma providência que pode ser adotada para tornar o boletim mais acreditado é estimular o hábito de sua leitura, associando-o a um estímulo positivo e agradável. Num dos eventos de que participamos durante as pesquisas, ouvimos de um pastor a seguinte experiência: para implantar o boletim em sua igreja no primeiro domingo, após o encerramento da escola dominical, ele solicitou ao serviço de som a colocação de uma música agradável, em seguida foi até à frente e convidou a congregação para acompanhar a leitura do boletim. Então leu-o por inteiro com a congregação. Fez isto durante as duas semanas seguintes. A partir da quarta semana, o serviço de som repetia a mesma música na mesma hora e as pessoas naturalmente se lembravam da leitura do boletim e já não era mais necessária a leitura em conjunto.

Outros dois cuidados a serem tomados com o boletim dizem respeito, em primeiro lugar, à correção ortográfica e gramática. Textos mal escritos, contendo erros ortográficos ou de concordância gramatical são um desastre para a imagem e credibilidade do boletim. Em segundo lugar, vem a apresentação estética, o visual do boletim. Uma programação visual bem cuidada e agradável que torne atrativo, com toda certeza estimulará a leitura.

         Finalmente, vale destacar que o boletim só será devidamente reconhecido e respeitado se houver continuidade e constância. Quando o Boletim sai semana sim, semana não, duas semanas sim, três semanas não, ninguém mais acredita, ninguém mais anuncia e  principalmente, os leitores não o levam a sério. Portanto, ao decidir implantar o boletim em sua igreja, o Diretor de Comunicação deve estar consciente de que esta é uma opção que exige responsabilidade e desprendimento.

Os Anúncios

         Digamos que apesar de todas as vantagens do boletim semanal, por algum motivo, ainda seja mantido o velho sistema de anúncios. Tudo que você terá a fazer é tentar tornar esses momentos os mais breves possíveis, fazendo anúncios diretos e objetivos, sem ficar dando voltas. Aos domingos pela manhã, após uma longa semana de atividades e ocupações, as pessoas vêm à igreja em busca de nutrição, alento e deleite espiritual, desejosas de estar mais próximas de Deus e apresentar sua adoração ao Criador. Elas não vêm à igreja para ouvir anúncios. Portanto, coloque-os no seu devido lugar. Recomenda-se que, preferivelmente, os anúncios deveriam ser feitos do púlpito, por uma só pessoa, após a retirada das ofertas e antes do hino de louvor inicial.

         Vamos analisar as vantagens desta sistemática em relação à anterior. Primeira: como já iniciou o culto, a tendência natural é que as pessoas estejam todas dentro da igreja, numa atitude de reverência e silêncio. Isto faz com que estejam atentas e, portanto, absorvam melhor as notícias e informações. Segundo: A igreja já iniciou a dinâmica do culto e espera-se que prossiga no seu ritmo natural. Portanto, há um clima favorável para que os anúncios sejam breves e objetivos, para que o espírito de adoração do culto não seja quebrado. Tudo na vida tem seu preço. Quando há opção pelos anúncios falados, você terá de compreender que muitas coisas que desejaria dizer não poderão ser ditas. Afinal, quem suportaria ouvir a quantidade de informações que cabe em um boletim, faladas do púlpito, no horário dos anúncios? Nem mesmo o Diretor de Comunicação. Também é importante considerar que a capacidade das pessoas de retenção de informações de uma só vez é limitada. Quanto maior a quantidade, maior a possibilidade de esquecimento ou confusão. Portanto, priorize o que vai falar e utilize também os outros recursos como, por exemplo, os quadros de avisos que abordaremos a seguir. Finalmente, é indispensável que todos os anúncios estejam previamente anotados, apresentados numa ordem lógica. Nunca se deve confiar na memória ou falar de improviso. Quando isto acontece, as pessoas tornam-se prolixas, falam demais e acabam esquecendo de mencionar assuntos importantes.